こんにちは、そらです！
今回は、社会人の基礎中の基礎である報連相についてお伝えしようかと思います。
デキる社会人に共通するのは報連相が上手いという点です。
ここでマスターしていきましょう！
1.報連相とは
まず始めに報連相とは何かを理解しましょう！
＜報連相(ほうれんそう)について＞
- 報：報告のこと
- 連：連絡のこと
- 相：相談のこと
ビジネス上に置いて必要な上記3つのコミュニケーションをまとめた略語を報連相(ほうれんそう)と言います。
2.報連相の上手なやり方
では、本題に入ります。
上手に報連相を行うために意識すべきポイントをしっかり押さえましょう！
・報告
まず、報告とは何かを改めて簡単に確認しましょう！
報告とは、
指示を受けた業務や任された仕事に対して、進捗や結果を知らせることを言います。
進捗や結果を知らせることは、その業務や仕事が正しく進んでいるか、満足のいく結果で完結したかを確認し、その後も円滑に進ませていくために欠かせない重要なコミュニケーションです。
この報告を上手く行うためには3つのポイントに気をつけましょう
- タイミング
- 結論から話す
- 指示を仰ぐ
1.タイミング
タイミングに気をつけるだけで報告はかなり変わります。具体的には
- 悪い報告は即実行
- 進捗や結果報告は、報告相手が比較的忙しくしていないとき
特に悪い内容の報告は、即実行しましょう。
早い段階で報告すれば、報告相手が判断や指示を出し、被害を最小限にとどめる手当が行いやすくなります。
しっかりタイミングを見計らうことができると、上手な報告に繋がります。
2.結論から話す
報告をする時には、長々と理由や起こった出来事の背景を話し始めるのではなく、結論から話しましょう！
悪い例:ちょっと別の仕事が急に入っちゃって、それに結構時間を使ってしまったために、頼まれた仕事が遅れてしまいます。
良い例:頼まれた仕事が遅れそうです。理由は別の仕事が入ってしまい、結構時間を使ってしまったためです。
上手な報告をするためには、短時間で完結に伝えるべき事を相手に受け取ってもらえるようにしましょう！
3.指示を仰ぐ
報告すれば終わりかと言えば、そうではありません。
上手い報告をするには、最後に報告相手に指示を仰ぐと良いでしょう！
ただ一方的に報告するだけで終わらずしっかりコミュニケーションを取る意欲を見せると、この人の報告は一味違うぞ！と思ってもらえるでしょう！
・連絡
ここでもまず連絡とは何かを簡単に確認しましょう！
連絡とは、
自分が持っている情報(事実)を上司や同僚などの関係者へ伝えること、共有することを言います。
仕事はほぼ必ずと言っていいほど、1人で行うことはありません。
組織やチームで仕事を進めていくうえで、情報の伝達や事実の共有はミスを防いだりするために不可欠です。
この連絡を上手く行うためのポイントは3つです。
- 事実を整理する
- 要点をしっかり伝える
- 認識に相違がないか確認する
1.事実を整理する
まずは連絡したいことをきちんと整理しましょう！
連絡に必須なことは、事実を伝えるということです。
自分の感想や見解、意見を含めず端的に事実を伝えるため、事前に整理しておくと上手く連絡ができるようになるでしょう！
2.要点をしっかり伝える
事実の整理ができたら、その中でも最も強く伝えるべき部分について、強調して伝えるようにすると良いでしょう！
どうすれば強く伝えられるかについては、次のポイントを参考にしてください。
- 声量を気持ち上げる
- 内容を繰り返す
- 相手に復唱させる
この辺りを実行すれば相手に強く伝わると思います。
3.認識に相違がないか確認する
せっかく情報が共有できたのに、共有した内容に相違があれば、意味のないものになってしまいます。
伝えたい要点の部分については特に認識に相違がないことを確認しましょう！
確認の仕方は単純に、
〜〜について共有しましたが、この認識で間違いないですか？
とストレートに確認しましょう！
確認が取れたらこれでもう連絡はバッチリです！
・相談
ここでもまずは、相談とは何かを簡単に確認しましょう！
相談とは、
自分が判断できない時、何かに行き詰まってしまった時などに、関係者へ意見やアドバイスを求めることを言います。
分からない事は、ずっと考えていても分からないままです。
関係者に意見やアドバイスを貰いスムーズに事が進んでいくケースはよくあります。また意見やアドバイスを出す方も気づきが芽生え、さらなるスキルアップに繋がるなど、プラスになることが多いです。
この相談を上手く行うためのポイントは3つです。
- 時間とタイミング
- メモを必ずとる
- 何でもかんでも相談しない
1.時間とタイミング
相談は、自分の困っていることを解決するためにどうしても相手の時間を使ってしまいます。
“この相談にはどれくらいの時間がかかるのか”を予想して、相手が相談を受けてくれそうなタイミングを見計らい、相談を実行しましょう！
2.メモを必ずとる
先ほども述べたように、自分の困りごとを解決するために相談相手は時間を割いてくれます。
また貴重な意見やアドバイスがもらえるはずなので、必ずメモを取りましょう！
相談相手にも真摯な姿勢が伝わり、より相談に乗ってくれることでしょう！
3.なんでもかんでも相談しない
この何でもかんでも相談しないということは、実は1番気をつけるポイントかもしれません。
例えば、ちょっと自分で調べれば分かるようなことまでなんでも聞いてしまうのは、少しナンセンスです。
自分で調べて、考えてみて、それでも分からないようなことについて相談をするようにしましょう！
実践あるのみ
いくらここで反復して頭に入れても実践しなければ身につきません！
ぜひ実践して上手い報連相を実行しましょう！
3.まとめ
いかがでしたでしょうか？上手い報連相のやり方について説明してきましたが、さっきも述べた通り実践して身につけて始めてデキる社会人になれます！
この記事がみなさんの社会人としてのスキルアップに繋がれば幸いです！
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